Писмен отговор на въпрос от Божидар Божанов - народен представител от ПГ на "Продължаваме промяната-Демократична България", относно изисквания за документи на хартиен носител при проверки във връзка с европейски средства
15.12.2023 г.
УВАЖАЕМИ ГОСПОДИН БОЖАНОВ,
В отговор на Ваш въпрос относно изисквания за документи на хартиен носител при проверки във връзка с европейски средства, Ви уведомявам следното:
При осъществяване на контролни функции във връзка с европейски средства (директно от ИА ОСЕС или от управляващи органи, по методики/препоръки на същата) не се изискват документи на хартиен носител, които са изготвени в електронен формат.
Специфичните одитни дейности по фондове и програми на европейския съюз, извършвани от ИА ОСЕС съгласно чл. 41 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор, се осъществяват в съответствие с Международните споразумения за предоставяне на средства от Европейския съюз и съответните регламенти на Европейския съюз.
Съгласно чл. 57, (1), т. 7 от Закона за управление на средствата от Европейския съюз при споделено управление разходите се считат за допустими, ако за тях са налични документи съгласно минималните изисквания на Приложение XIII от Регламент (ЕС) 2021/1060 и са спазени изискванията за съхраняване на документите съгласно чл. 82 от Регламент (ЕС) 2021/1060.
Допълнително в Регламент 1303/2013 на национално ниво следва да функционират процедури, които гарантират, че са налични всички документи относно разходите и одитите, необходими за осигуряване на адекватна одитна следа.
В посочения регламент „документ“ означава хартиен или електронен носител, съдържащ информация.
Изискванията кои от документите следва са налични в електронни системи като ИСУН, ЦАИС ЕОП, SAP, MIS, IMS и т. н. и кои документи следва да са налични на хартия се предвиждат във всяка процедура за предоставяне на безвъзмездна помощ, което е отговорност на съответния управляващ орган по европейските програми. При контролната си дейност ИА ОСЕС взима предвид тези основополагащи документи.
Според международен стандарт за одит ISA 230 по отношение на одитните доказателства не се прави разлика между електронни и хартиени документи и съответно няма конкретно указание определени документи да се изискват на електронен или на хартиен носител.
В последните години процеса по управление на средствата от ЕС в голяма степен е електронизиран и само в изключителни случаи се налага да бъдат изискани документи съставени в оригинал на хартиен носител.
Пример за такива случаи е разпоредбата на чл. 40 параграф 3 от Регламент 1303/2013, който указва, че когато наличните документи на равнището на управляващия орган или на равнището на организациите изпълняващи финансови инструменти, не представляват верни и точни записи за предоставената подкрепа, се налага извършването на допълнителни контролни процедури, за които може да е необходимо представяне на оригинали на документи, изготвени на хартия.
АСЕН ВАСИЛЕВ
МИНИСТЪР НА ФИНАНСИТЕ